Điều 5 điều 6 trong Nghi định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư có nêu rõ về thể thức văn bản và người soạn thảo văn bản cần:
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.
c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
